La organización de un festival depende en gran medida de contar con la ayuda y beneplácito de los negocios e instituciones locales. La colaboración de negocios locales se hace imprescindible, estos pueden colaborar con la promoción o formar parte de los patrocinadores, e incluso hacerse cargo de la promoción del festival, con la venta de merchandising para eventos personalizado con los logos de patrocinadores y organización. Las instituciones locales pueden ayudar la cesión de sitios dentro de la ciudad para la promoción del festival, gestión de permisos, incluirlo en la agenda de la página web, etc. Contar con la ayuda de las instituciones hace que el festival se vea con buenos ojos para los habitantes de la zona. Le será más fácil encontrar patrocinadores y colaboradores si cuenta con una mínima ayuda institucional.
Para la promoción de un evento o festival hay que tener en consideración números, cuestiones importantes y una infinidad de pequeños detalles. Hay cuatro aspectos que hay que tener en cuenta por encima del resto.

Planifique objetivos y presupuesto del festival

Cuando se plantea la celebración del festival este el primer punto por el que se debe empezar. Se debe realizar un brainstorming con todos los miembros de producción, apuntar todas las ideas que van surgiendo, todas las dificultades y problemas que deben solucionare. Hay algunas preguntas que deben plantearse durante esta fase como ¿Cuál es el objetivo del festival? ¿Cuál es el presupuesto con el que cuenta? ¿Cuál será el enfoque del festival? En el plan de estrategia se deben tener en cuenta los posibles patrocinadores, la posibilidad de buscar voluntarios, el servicio de hostelería, catering, comunicados de prensa, el plan de seguridad, una partida para regalos publicitarios y merchandising, etc.

Es durante esta fase donde se podrá comprobar la viabilidad del festival. Si surge un problema insalvable deberá abandonarse el proyecto antes de que este sea un fracaso absoluto.

Presente el proyecto a las autoridades municipales

Una vez tenga apalabrados los patrocinadores es el momento de elaborar el presupuesto y presentar el proyecto a las autoridades locales. Si dispones ya de un respaldo por parte de patrocinadores locales, es muy probable que el proyecto sea visto con buenos ojos por las autoridades. Plantee el festival como una oportunidad para dar a conocer la ciudad y como una importante fuente de ingresos para los negocios locales. Es posible que incluso le cedan un espacio público para la celebración del mismo.

Promocione el evento con regalos publicitarios en medios locales y regionales

La publicidad en prensa y radio local es una buena forma para que los habitantes de la zona se enteren de la celebración del mismo. Otra forma es mediante la colocación de carteles en tiendas, bares y cafeterías de la zona donde pueda ir el público objetivo. Distribuya algunos artículos para la animación del evento entre los locales y colaboradores que ayuden con la organización y celebración del festival.

Organice al equipo de colaboración y distribuya las tareas

Elabore una lista de todas las tareas y asígnelas a cada miembro de la organización. Un equipo de voluntarios siempre es una buena idea para que colaboren con tareas sencillas durante las primeras horas del festival. Tareas como el control de accesos, puestos de información o apoyo a los miembros de la organización, así como reparto de regalos publicitarios y flyers de información entre el público del festival. Puede conseguir un equipo de voluntarios a cambio del acceso gratuito al festival y bonos en consumiciones.