Todos hemos soñado alguna vez con trabajar en pijama y con una buena taza de café mientras suena una bonita música de fondo al calor de nuestra chimenea. ¡El teletrabajo ya está aquí!
Lo que antaño fue la fantasía de Homer Simpson, ya representa una realidad para muchas empresas estadounidenses; las cuales registran pérdidas de $ 1.8 billones al año en productividad según Forbes.
Y es que los costes asociados a la actividad offline de toda la vida tales como salas de descanso, desplazamientos, agua, material… pueden disparar los gastos de las grandes y medianas empresas. ¿La solución? Teletrabajo.
Eliminar algo tan simple como un viaje de quince minutos al trabajo puede representar grandes beneficios. Si estás enfermo, el teletrabajo te permite recuperarte a tu ritmo, pudiendo comenzar antes tu actividad y minimizando el riesgo de contagio de enfermedades. Aparte de mejorar los niveles de estrés, mayor flexibilidad, menos contaminación...
Sin embargo, como sucede con todo, trabajar a distancia también acarrea inconvenientes. Algunos tales como:
- El desapego emocional con la marca
- Pérdida del ambiente laboral
- Dificultad de controlar al empleado
Si pese a ello estás decidido a aplicar el teletrabajo, en este artículo vamos a darte algunas herramientas y trucos, para que puedas minimizar estos problemas y así logres asentar el teletrabajo de la forma más óptima.
¿Cómo empezar a trabajar?
Vale, parece que ya te has animado a implantar el modelo de teletrabajo en tu empresa. ¡Muy bien! A continuación, te contamos 5 claves que nos ayudaron mucho en el proceso de digitalización e implantación del teletrabajo en Garrampa
1. Definir objetivos y tareas diaria/semanales
Roma no se construyó en un día y por eso tus procesos de implantación digital deben tener fases, hitos, tareas… Te aconsejamos que al principio no seas excesivamente exigente con tu equipo y más si no están habituados a trabajar desde casa o trabajar en remoto. Unas tareas sencillas que puedan ir completando les harán ganar confianza y minimizarán la frustración.
2. Empezar un periodo de prueba
Si nunca has trabajado en remoto te recomendamos que comiences por probarlo en un entorno físico controlado. Indicar a tu equipo que en un determinado horario se comuniquen íntegramente en digital dentro de la oficina te ayudará a detectar los primeros errores y generar un clima de normalidad progresivo. Una vez que ya hayan normalizado el uso de programas de comunicación y transferencia de archivos, ya estarán un poco más preparados para trabajar desde casa.
3. Estar siempre disponible online y presencia virtual:
Mantener una comunicación fluida es una de las principales claves del teletrabajo. Para ello trataremos de mantener siempre una presencia virtual y estar siempre disponibles para solucionar dudas o colaborar con nuestros compañeros. A nadie le gusta esperar durante minutos una respuesta sencilla cuando de ella depende poder continuar con nuestras labores… Pero mucho cuidado con presionar e insistir ¡Slack no es WhatsApp!
4. Servicio IT técnico siempre disponible para corregir fallos
Un error en el proceso de teletrabajo puede darse por diferentes factores técnicos relacionados con el uso de las distintas plataformas colaborativas empleadas en tu empresa. Desde una pequeña caída del servidor hasta el error humano más básico, pasando por todas las dudas sobre funciones y botones propias del período de aprendizaje. Para minimizar estos fallos tener a una persona encargada de dar soporte es vital pudiendo salvarle la vida a tu workflow tan solo resolviendo dudas.
5. Detectar mejoras en el proceso de teletrabajo y corregir
Como dijo el físico y matemático británico William Thomson Kelvin en una frase que pasará a la historia de las charlas sobre productividad, “Lo que no se mide no se puede mejorar” y para ello las herramientas de teletrabajo nos ofrecen un sinfín de posibilidades para controlar y optimizar las actividades de nuestros empleados. Olvídate de el “ya lo haré” o de no saber cuánto cuesta cada tarea, el teletrabajo nos permite medir absolutamente todo.
El mejor software para teletrabajo
1) Herramientas de comunicación:
- Slack: Slack es una herramienta de mensajería pensada para equipos. Al igual que otras opciones existentes permite crear grupos a los que accederán los diferentes miembros para poder estar comunicados todos, como si estuviesen en la misma oficina. Más info: https://slack.com/
- Google Meet: Google Meet es la nueva aplicación de videoconferencias de Google para reemplazar a Hangouts en el terreno profesional y que vendría a ocupar el puesto de Hangouts dentro del conjunto de apps G Suite. Más info: https://meet.google.com/_meet
- Skype: Skype es un software que permite que todo el mundo se comunique. Millones de personas y empresas ya usan Skype para hacer llamadas y videollamadas gratis individuales y grupales, enviar mensajes instantáneos y compartir archivos con otras personas que usan Skype. Más info: https://www.skype.com/es/
2) Herramientas de organización:
- Trello: Trello es una herramienta de gestión de proyectos que hace que la colaboración sea sencilla y, me atrevería a decir, incluso divertida. La realidad es que sirve para casi todo, ya estés organizando proyectos en el trabajo, tareas del hogar, viajes o cualquier otra cosa. Más info: https://trello.com/
- Google calendar: Google Calendar es una agenda y calendario electrónico desarrollado por Google. Permite sincronizarlo con los contactos de Gmail de manera que podamos invitarlos y compartir eventos. Más info: https://calendar.google.com/
- Monday.com es una aplicación web y móvil de gestión de equipos. A partir de 2020, la compañía presta servicios a 100,000 organizaciones de alrededor de 200 mercados verticales. Más info: https://monday.com/lang/es
3) Herramientas ofimáticas online
- Google docs: Se trata de un procesador de texto que podemos usar desde cualquier dispositivo, acceder y editar nuestros documentos almacenados en Google Drive y compartir documentos con otros usuarios para que lo puedan editar y trabajar de forma colaborativa. Más info: https://docs.google.com/
- Google sheets: Google Sheets es la hoja de cálculo del futuro, gracias a la edición simultánea y algunas funcionalidades avanzadas. Las hojas de cálculo se llevan usando más de una década para muchos fines, pero hasta hace unos pocos años no teníamos una hoja de cálculo tan polivalente como Google Sheets. Más info: https://www.google.es/intl/es/sheets/about/
- Microsoft office 365: Se trata de una herramienta que nos permite crear, acceder y compartir documentos de Word, Excel, OneNote y PowerPoint. ... Office 365 es algo que se usa en empresas, ya que nos permite poder trabajar en documentos de forma compartida. Más info: https://www.office.com/?omkt=es-ES
4) Herramientas customer service online como:
- Freshdesk: Freshdesk es una solución de mensajería integral para atención al cliente y soporte en caso de dudas, inconvenientes y problemas. Freshdesk es una de las soluciones líderes en la industria. Más info: https://freshdesk.com/
- Zendesk: Zendesk es una plataforma de atención al cliente omnicanal. Integra todos los canales de comunicación para maximizar la satisfacción de tus clientes. Más info: https://www.zendesk.es/
5) Almacenamiento en la nube
- Google drive: Google Drive que te permite guardar tus archivos de forma segura y acceder a ellos desde cualquier dispositivo, desde documentos a fotos y vídeo, con 5GB de almacenamiento gratuito.
- Dropbox: Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía estadounidense Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre ordenadores y compartir archivos y carpetas con otros usuarios y con diferentes dispositivos.
- Onedrive: OneDrive es la plataforma en la nube de Microsoft que te permite guardar tus archivos o documentos en línea y acceder a ellos desde cualquier lugar o equipo con conexión a Internet.
6) Herramientas de gestión CRM
- Hubspot: HubSpot CRM es una aplicación de ventas fácil de usar que proporciona al equipo de ventas la información y las herramientas necesarias para adaptarse al proceso de ventas moderno con opciones de registros de contactos, empresas y negocios.
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- Salesforce: SalesForce, es una herramienta de gestión de relaciones con clientes que nos ayuda en esta tarea aportando una agenda, una herramienta para concertar citas, y múltiples opciones para realizar un seguimiento de nuestras actividades comerciales
7) Herramientas tipo ERP en la nube
- Holded: Holded es un programa de gestión que ofrece una gran multitud de servicios de gran utilidad para cualquier autónomo y empresario. El programa se encarga de automatizar en gran medida tus acciones más habituales y gestionar tu actividad de forma eficiente.
- Microsoft dynamics: Dynamics 365 integra toda la oferta de gestión empresarial de Microsoft en la nube. Simplificando la definición, podemos decir que Dynamics 365 es la combinación de CRM y ERP en cloud, con la integración de Office 365
8) Capturadores de pantalla
- Jing: una imagen vale más que mil palabras a la hora de explicar un error por ejemplo. Es mucho más ágil utilizar capturadores de pantalla que te permiten una edición posterior con flechas y texto. Jing es una opción muy recomendable que te permite almacenar en la nube las imágenes y compartirlas por url. https://www.techsmith.com/jing-tool.html
- Screen cast o matic: si una imagen no es suficiente existe la opción de capturar la pantalla con audio y video. Posteriormente tienes la opción de compartir mediante url. https://screencast-o-matic.com/
9) Acceso Remoto
- Anydesk o teamviewer: programas de acceso remoto imprescindibles para que el equipo de IT solucione remotamente problemas o errores en el ordenador de casa del trabajador. https://anydesk.com/es https://www.teamviewer.com/es
Como podemos ver, el teletrabajo ya es una realidad asumible, y como el propio Forbes indica, va a ser una parte importante del mundo empresarial en los próximos años.
No obstante, alejarse físicamente de la empresa, también puede inducir a un distanciamiento psicológico con la marca. Para que eso no le pase a tu empresa, una muy buena opción es combatirlo con buen branding. Regalar material de oficina con el logo de la compañía, como libretas personalizadas o bolígrafos personalizados, u otros objetos de uso común como botellas de agua personalizadas que siempre tienes a mano, es una buena forma para que los empleados siempre tengan a la vista la marca y que no pierdan el sentimiento de pertenencia.
Así que ya sabes, ¡trabajar a distancia no es excusa para descuidar tu branding!